診所、學校及院校如何管理設備？
重點摘要
為每件物品貼上條碼或 RFID 標籤，在同一資產登記冊記錄每次借用、調動及保養，並以手持設備取代紙本點算。ZOVYX 等系統更可提醒校準及保養期，電子紙標示牌則讓通告及指示保持最新，無需重印。
診所、實驗室、學校及院校有一個共通點：大量貴重設備，由很多人在很多房間使用。
儀器在部門之間流轉，手提電腦及投影機在課室之間搬來搬去，而某處總有一份試算表努力追趕。本文探討這些機構共同面對的問題，以及有助解決的工具。
診所、學校及院校面對哪些共同問題？
- 設備在部門之間失去蹤影：物品被借用、搬走或外借，卻沒有人記錄去向。
- 保養延誤：校準、檢查及保養期日期只記在某人的日曆，甚至沒有記錄。
- 盤點靠紙本：逐個房間點算設備費時，資料輸入完成時已經過時。
- 共用設備需要管理：多人使用的平板電腦及手提電腦，需要一致的設定及限制。
- 通告及指示要人手重印：房間更改、時間表及指示牌很快便會過時。
如何避免設備失去蹤影？
解決方法由一張標籤和一份登記冊開始：
- 為每件物品貼上標籤：條碼或 RFID 標籤。以 BarTender 設計標籤，可令各地點格式一致。
- 只用一份登記冊：記錄每件物品的位置、負責人及狀況。
- 每次移動都掃描：借出、歸還及部門之間的調動。
Techcon Solution 自家的資產管理系統 ZOVYX 正是為此而設。它以 RFID 及條碼追蹤各分部及地點的每件資產，保留由購入到報廢的完整紀錄。每次新增、修改、調動、借出及歸還，都會連同操作人及時間記錄在該資產上。
如何確保校準及保養按時進行？
在診所或實驗室，儀器未有校準或保養期已過，是實際問題，不只是行政問題。
ZOVYX 可記錄保養報告，安排維修、校準及檢查，並預先顯示即將屆滿的保養期。其診所及實驗室用例列明：附提醒的校準及檢查排程、每件儀器附有完整保養紀錄，以及可供檢查及審核的序號級追溯。
系統每天發送一份摘要，列出由到期保養到逾期借用等需要跟進的事項，不必依賴某一個人的記性。
學校如何管理每天流轉的設備？
在學校，手提電腦、投影機及實驗室器材整天在不同房間之間流轉。ZOVYX 以借用及預約功能處理：
- 員工借出及歸還物品，並可預先預約。
- 系統自動防止重複預訂，每項申請由主管批核。
- 任何手機都可以處理借還，無需掃描器。
一次典型的借用流程如下：
- 老師為一節課預約一批手提電腦，預約獲批核。
- 取用時，以手機把每部電腦借出給該老師。
- 下課後，逐部歸還。
- 未歸還的物品會在下一份每日摘要中列為逾期借用。
學期完結時，再不用逐頁核對紙本借用表。
設備本身亦需要管理。SOTI MobiControl 可在同一個控制台設定及保護平板電腦及手提電腦，支援 Android、iOS、macOS 及 Windows。其 Shared Device 設定讓多名用戶共用一部設備，並在每位用戶登入時載入其個人設定。
設備盤點如何進行？
盤點是把登記冊的預期紀錄，與每個房間的實際情況比對。員工帶着條碼掃描器或移動數據終端逐個地點巡查，掃描找到的物品。
使用 RFID 時，ZOVYX 以批量掃描進行盤點，並把預期資產與實際掃描到的資產對賬。ZOVYX 流動應用程式可離線運作，網絡恢復後在背景同步，對地庫、機房及舊式建築特別有用。
選擇哪種方式，視乎物品數量及盤點頻率。我們的RFID 與條碼盤點比較一文有詳細講解。
如何讓通告及指示保持最新？
大型場地有大量標示：房間標示、指示牌、時間表及通告。印刷標示在房間一有變動便即時過時。
電子紙標示牌透過雲端平台或 API 遙距更新。它採用反射式顯示技術，無需背光，在強光下仍清晰可讀，主要在內容更新時才耗電，適合連續數小時或數天顯示同一資訊的標示。
選擇系統前應考慮甚麼？
- 誰可以看到甚麼？ZOVYX 按分部設定權限，設有由檢視者到管理員共六種角色，各部門可只看到自己的設備。
- 需要匯入甚麼？ZOVYX 可從 CSV 或 Excel 批量匯入現有登記冊，自動對應分部、類別及地點。
- 哪些物品需要 RFID？先從最常盤點或最難觸及的物品開始。
- 需要連接哪些系統？採購紀錄可透過整合 API，由會計系統自動傳入 ZOVYX。
- 由誰在本地支援？掃描器、手持設備及標示牌出問題時需要有人可以聯絡，員工亦需要在第一次盤點前接受培訓。
Techcon Solution 如何協助診所、學校及院校？
我們的醫療及教育方案結合條碼掃描器、移動數據終端、BarTender 標籤及電子紙標示牌，並以 ZOVYX 作為資產登記冊。我們先以顧問服務了解您追蹤甚麼、在哪裏追蹤，再設定標籤、設備及軟件，按需要連接您的系統，並在香港提供本地支援。
歡迎聯絡我們商討您的設備、裝置或標示需要。
常見問題
開始追蹤設備，最簡單的方法是甚麼？
為每件物品貼上獨立的條碼標籤，記錄在同一份資產登記冊，每次借出、調動或保養時掃描。之後可為最常盤點的物品加上 RFID。
ZOVYX 可以提醒我們校準或檢查到期嗎？
可以。ZOVYX 可記錄保養報告，安排維修、校準及檢查，並每天發送一份摘要，列出需要跟進的事項，包括到期保養及即將屆滿的保養期。
員工沒有掃描器也可以借還設備嗎？
可以。在 ZOVYX，任何手機都可以處理資產借出及歸還，無需掃描器。預約亦會自動防止重複預訂。
每個部門可以只看到自己的設備嗎？
可以。ZOVYX 設有由檢視者到管理員共六種角色。員工只會看到獲分配的分部，管理員則可看到全部。
有沒有紀錄顯示誰使用或修改過某件物品？
有。每次新增、修改、調動、借出及歸還，都會連同操作人及時間記錄在該資產上。
學校的平板電腦及手提電腦可以集中管理嗎？
可以。SOTI MobiControl 可在同一個控制台管理 Android、iOS、macOS、Windows 及 Linux 設備，其 Shared Device 設定亦讓多名用戶共用一部設備。
來源: SOTI MobiControl
電子紙標示牌在院校或診所可以顯示甚麼？
指示牌、房間標示、通告及時間表。標示牌無需背光，在強光下仍清晰可讀，並以遙距方式更新，無需重印。
